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カッコいいおっさんを目指すエンジニアの厳かなブログ

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僕がミーティング時に気をつけていること

Watching tv on phone僕は無駄なミーティングが嫌いです。

無駄なミーティングの特徴をちょっと考えてみました。

  1. ゴールがない
  2. 次にどうするか?アクションが無い
  3. 予定した時間を超えることが事前にわかるにも関わらず、短い時間で設定されている
  4. なにについてのミーティングか事前に説明が無い
  5. ホワイトボードになにも書かない
  6. 話が脱線して、元に戻らない

このようなミーティングは時間が無駄だと思いますし、出来る限り減らした方がいいです。 あとこういうミーティングにも関わらず毎回のようにセッティングしてしまう人はミーティングがやりたいだけだと思います。

自分なりにですが、こういったミーティングをしない・ならないように気をつけていることを書いてみたいと思います。

◆ゴールを決める・決めておく

ゴールがないままミーティングを行っても、誰かが「そろそろ。。。」と言うまでは永遠と続いてしまいます。 ミーティング参加者にメールなりで連絡するときに「どんなミーティング」「なにをしたら終わりか」を記載しておいた方がいいです。 なにかアサインを決めるミーティングであれば、「すべてのアサインが決まる」がミーティングのゴールだと思います。 もし決まらなければ、次の項目である「だれが」「なにを」「いつまでに」を決めるを決めるべきです。 でないと、決まってないアサインに関して中に浮いてしまいますし、あれってどうなったんだっけ?となります。 自分が決めたゴールがあやしい場合もあると思いますので、その時はミーティング開始時に参加者に相談した方がいいです。 参加者もダラダラとミーティングをしたい訳ではないはずなので、協力してくれると思いますし、全員のゴールの認識が揃うと思います。 DSC4064

◆「だれが」「なにを」「いつまでに」を決める

ミーティングで一番大事なポイントだと思っています。ミーティングしていて、新たに作業が発生した時、「あ。これやる必要がありますね。」となり、次にそれを「だれが」「なにを」「いつまでに」を決めずに終わると、中に浮きます。で、肝心な時に思い出して、「だれがやるんでしたっけ?」となります。 追加の作業が発覚した時は、ホワイトボードに書くなどしておき、ミーティング中に担当者を決めてしまいましょう。 僕個人としては、そういう「誰やる?」はチャンスの一つかと思っていて、こういうぱっと出る作業は誰も率先しないものなので、「僕やりますよ」というと積極的に仕事していると評価されると思います。 ただ、やりすぎると自分のタスクがオーバーしてしまうので、注意です。

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◆ファシリテートする

ミーティングではよく喋る人が場を仕切ってしまいます。そういう人はよく話が脱線してしまうので、注意が必要です。1hのミーティングが終わってみると2h経っているとかは、だいたいこういう人が脱線させるのが原因だと思います。 話が脱線してるなと思った時は思い切って「いまなんの話をしていますか?」と確認しましょう。喋っている人も脱線させようと思って脱線しているわけではないので、確認すると話を切ってくれたりします。そこで改めて、本題の話に戻しましょう。 ミーティング中にはあまり喋らないまま意見を言わない人もいると思います。意外とそういう人は的を得る意見を持っていたりするので、話を振ってみます。せっかく参加しているので、意見を聞いてみましょう。 ミーティングが途中で止まってしまった場合、見当違いでもいいので、自分の意見を言ってみるのもいいです。その見当違いな意見がきっかけで話が広がるときもあります。 Computer tower and a smiling face

◆時間を守る

ミーティング開始時間に遅れるのはダメです。これは当たり前ですね。 ミーティング時間も同じくきっちり守りましょう。もし伸びそうな場合は、一度切り上げ、続きを別日で設けましょう。参加している人の次の予定も考慮しましょう。 ミーティング内容にもよりますが、時間が掛かりそうなものはしっかり時間を取りましょう。短い時間設定で、時間の掛かる内容だと、なぜこの短い時間なの?と疑問に思われてしまいますし、延長が必須になります。 Clock fleur de lis

ファシリテートについてですが、僕は一旦ミーティング中は周りを見るようにしています。誰がよく喋って誰がよく喋らないのか。あと今どういう話をしているのか、ズレていないのかを常に意識しています。 ズレ始めたなと思ったら「いまなんの話ししてますか?」と問いかけるようにしてます。

他にもいい方法などあったら教えてください!